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Wie werden Mahnformulare angepasst?


Mahnformulare anpassen

Mit dieser Funktion können Sie die vorgefertigten Mahnungsformulare ändern und Ihren individuellen Vorstellungen anzupassen. Dazu werden die Mahnungsformulare konvertiert und als externe Datei ausgespielt. Die Mahnungsformulare können dann mit einem beliebigen Texteditor bearbeitet werden.

Unter Dienste - Formularanpassung finden Sie den Aufruf Mahnungen ausspielen. Nachdem Sie die Funktion ausgewählt haben, erscheint folgender Bildschirm:


Wenn Sie die Felder entsprechend ausgefüllt haben, starten Sie den Formulartransfer mit der Funktion Selektion (z.B. Funktionstaste F5).



Eingabefelder



Mahnstufe [N: 1,0]

Hier geben Sie an, für welche Mahnstufe der Formulartransfer durchgeführt werden soll. Die Anzahl der möglich Mahnstufen richtet sich nach der Vorgabe im Mandantenstamm (vgl. Kap. 3.1.1.2). Die Nummer des ersten Mahnformulars ist immer 1.



Sprache [A: 3]

Hier geben Sie an, welches Formular (Sprachkürzel) ausgegeben werden soll.

Auswahl-Liste der gespeicherten Formulare mit Funktion Liste (Funktionstaste F6 oder Mausklick auf den Pfeil hinter dem Feld).


Externe Datei [A: 40]

Hier geben Sie Laufwerk, Pfad und Formularnamen (Dateiname) an. Das Formular wird in dem angegebenen Bereich gespeichert.

Unter Windows sollte die Datei die Endung „.txt" besitzen. (z.B. C:\mahn1.txt)

Auswahl-Liste der externen Dateien mit Funktion Liste (Funktionstaste F6 oder Mausklick auf den Pfeil hinter dem Feld)


Anschließend öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor. Unter Windows verwenden Sie am besten das Programm WordPad, dass Sie unter Start - Programme - Zubehör finden. Achten Sie darauf, dass, wenn Sie die Datei öffnen, der Dateityp „Textdokumente - MS-DOS-Format" aktiv ist. Nun können Sie die erforderlichen Änderungen vornehmen.

Hinweis: Beachten Sie bitte, daß im Mahnungsformular interne Feldbezeichnungen verwendet werden, die in keinem Fall geändert werden dürfen.



Der Aufbau der Mahnungsformulare stellt sich wie folgt dar:



Kopfteil

&&&Data

Datenteil

&&&UeUn

Übertrag Seitenfuß

&&&UeOb

Übertrag Seitenkopf

&&&FUSS

Fussteil

&&&
Die Zeichenfolge "&&&" trennt die einzelnen Formularteile ab. Ein geändertes Formular muß wieder in das HOBA-Finanzmanagementsystem importiert werden. Dabei werden bereits bestehende Formulare überschrieben.


Die wichtigsten Platzhalter

Adresse
Platzhalter Typ Länge Bedeutung
adr.suchkode Alphanumerisch 052 Suchcode
adr.anrede Alphanumerisch 030 Anrede
adr.name1 Alphanumerisch 030 Name 1
adr.name2 Alphanumerisch 030 Name2
adr.strasse Alphanumerisch 030 Straße
adr.lkz Alphanumerisch 003 Länderkennzeichen
adr.plz Alphanumerisch 006 Postleitzahl
adr.ort Alphanumerisch 030 Ort
adr.telefon Alphanumerisch 030 Telefon
adr.telefax Alphanumerisch 030 Telefax
adr.anredebrief Alphanumerisch 063 Briefanrede
adr.anredebrief2 Alphanumerisch 063 Briefanrede 2
adr.kdnummer Alphanumerisch 010 Kundennummer
map.ort Alphanumerisch 030 Mandanten-Ort


Offener Posten (nur im Datenteil verwenden)

ops.ktonr Ganzzahlig lang 008 Kontonummer
ops.belegnr Kontonummer 020 Belegnummer
ops.belegvalutan Datumsfeld Valuta Nettofällig
ops.belegdatum Datumsfeld Belegdatum
ops.buchtext Alphanumerisch 030 Buchungstext
ops.betraggesamt Gleitkomma 10/2 Gesamtbetrag
ops.betragoffen Gleitkomma 10/2 Offener Betrag
ops.betragmahngeb Gleitkomma 10/2 Mahngebühren
ops.betragverzug Gleitkomma 10/2 Verzugszinsen
ops.belegvalutas Datumsfeld Valuta Skontofällig 1
ops.skontosatz Gleitkomma 10/2 Skontosatz 1
ops.belegvalutas2 Datumsfeld Valuta Skontofällig 2
ops.skontosatz2 Gleitkomma 10/2 Skontosatz 2
ops.verzugstage Ganzzahlig kurz 005 Verzugstage
ops.opart Alphanumerisch 002 OP-Art
ops.sprache Alphanumerisch 003 Sprache
ops.adrnr Ganzzahlig Lang 008 Adressnummer
ops.FWDCode Alphanumerisch 003 Währung
ops.belegnrlang Alphanumerisch 020 Belegnummer 2
ops.eingangsdatum Datumsfeld Eingangsdatum


Mahnstufen
ops.mahnstufe Ganzzahlig kurz 005 Mahnstufe (beim Bildschirmausdruck nicht aktualisiert)
vad.numintk.8 Ganzzahlig kurz 005 Mahnstufe
vad.numintk.11 Ganzzahlig kurz 005 Mahnstufe abzgl. 1
vad.a010.1 Alphanumerisch 010 Mahnstufe abzgl. 1 nur bei RA
vad.a010.3 Alphanumerisch 010 Mahnstufe nur bei RA
vad.a010.4 Alphanumerisch 010 Mahnstufe (auch bei nicht fällgen OP's)
vad.a010.5 Alphanumerisch 010 Mahnstufe abzgl. 1 (auch bei nicht fälligen OP's)


Fuss
vad.numgl.2 Gleitkomma 10/2 Zwischensumme
vad.numgl.3 Gleitkomma 10/2 Verzugszinsen (Betrag)
vad.numgl.1 Gleitkomma 10/2 Verzugszinsen (Prozent)
vad.numgl.4 Gleitkomma 10/2 Mahngebühren
vad.numgl.5 Gleitkomma 10/2 Gesamtbetrag
vad.a040.7 Alphanumerisch 040 Währung der Mahnung
vad.numgl.8 Gleitkomma 10/2 Summe der Fälligen Offenen Posten (nur Kontoauszüge)
vad.numgl.12 Gleitkomma 10/2 Summe der Fälligen Offenen Posten (nur Mahnungen)
vad.date.1 Datum 010 Zahlungen berücksichtigt bis
vad.date.2 Datum 010 Zahlung erwartet bis

Die Platzhalter werden in folgender Form eingetragen:

&F:Platzhalter&

Werden Parameter zur Ausgabe angegeben, werden diese direkt hinter den Platzhalter geschrieben, z.B. &F:vad.numgl.8:1:2/Z& oder &ops.belegnr/S20/E1&



Parameter
Die wichtigsten Parameter sind:

Alphanumerisch

/Sx

x steht für die Länge des Feldes. Das Feld wird immer in der Länge x ausgegeben, auch wenn der Inhalt kürzer oder länger ist.

/Ex

x steht für die Anzahl der Zeilen. Hat dieses Feld keinen Inhalt, werden diese Zeile und x-1 folgende Zeilen nicht ausgegeben, z.B. wird bei /E1 die aktuelle Zeile nicht ausgegeben, bei /E5 die aktuelle und die nächsten 4 Zeilen nicht.

Numerisch

:x:y

x steht für die Vorkommastellen, y für die Nachkommastellen. Zahlenwerte werden immer auf diese Stellenanzahl formatiert. Führende Nullen werden nicht gedruckt.

/D

Das Feld wird immer linksbündig ausgegeben.

/X

Ist der Wert Null, wird ein leeres Feld gedruckt.

/Z

Zahlen werden mit tausender Seperatoren dargestellt.

/0

Führende Leerzeichen werden durch Nullen ersetzt.

Datum
:8 oder :10

Das Datumsfeld wird mit (:10) oder ohne (:8) Jahrhundertangabe gedruckt.


Nach dem Ändern der Formulare, speichern Sie diese (bei WordPad unbedingt mit der Option „nur Text") und gehen in das Finanzmanagementsystem. Wählen Sie unter Dienste - Formularanpassung - Mahnungen einlesen.

Wenn Sie hier die Felder entsprechend ausgefüllt haben, starten Sie den Formulartransfer mit der Funktion Selektion (z.B. Funktionstaste F5).



Eingabefelder

Mahnstufe [N: 1,0]
Hier geben Sie an, unter welcher Mahnstufe das Formular gespeichert werden soll.

Sprache [A: 3]
Hier geben Sie an, welches Formular (Sprachkürzel) eingelesen werden soll.

Auswahl-Liste der gespeicherten Formulare mit Funktion Liste (Funktionstaste F6 oder Mausklick auf den Pfeil hinter dem Feld).


Externe Datei [A: 40]

Hier geben Sie Laufwerk, Pfad und Formularnamen (Dateiname) an. Dies entspricht den Angaben beim Mahnungen ausspielen.

Auswahl-Liste der externen Dateien mit Funktion Liste (Funktionstaste F6 oder Mausklick auf den Pfeil hinter dem Feld)


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